Arkivets formål er:

1. at indsamle og bevare lokalhistorisk materiale i form af arkivalier, manuskripter, billeder, film, lydoptagelser m.m. af ikke-statslig proveniens med tilknytning til arkivets virkeområde, dets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.

2. at gøre det tilgængeligt for offentligheden jf. SLA’s standardvedtægter og i øvrigt gennem udadvendte aktiviteter fremme kendskabet til og styrke interessen for egnens historie.

Det indsamlede materiale betragtes som offentlig ejendom, og dets forbliven som sådan garanteres.

Lokalhistorisk Forening for Karup-området er støtteforening for arkivet.

Lokalhistorisk Arkiv i Karup er medlem af sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA) og med i Arkivsamvirket i Viborg Kommune.

Styrelsen består af mindst 3 medlemmer (dog altid et ulige antal), der er repræsentanter for Lokalhistorisk Forenings bestyrelse eller udpeget af denne, og der udpeges desuden en suppleant. Styrelsens funktionsperiode følger den kommunale valgperiode, gældende fra 1.1. efter afholdt kommunalvalg. Arkivlederen fungerer som styrelsens sekretær, og styrelsen godkendes af Kultur- og Fritidsudvalget ved Viborg Kommune. Styrelsen konstituerer sig selv og fastlægger selv sin forretningsorden. Der føres protokol over møderne, som afholdes mindst 2 gange årligt.

Arkivlederen, der er ansvarlig for arkivets drift, ansættes ved Viborg Kommune – Kultur, Service og Events.

Viborg Kommune har sammen med arkivstyrelsen ansvaret for, at samlingerne opbevares og forbliver under sikre forhold. Styrelsen påser desuden, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registrerede, og at de er offentligt tilgængelige i en nærmere fastsat og oplyst åbningstid. Brugen af samlingerne skal ske under fornødent opsyn, således at gældende tilgængelighedsregler og lovgivning overholdes.

Viborg Kommune yder et årligt tilskud til Lokalhistorisk Arkiv i Karup. Viborg Museum bogfører arkivets regninger, og arkivlederen er over for kommunen ansvarlig for arkivets økonomi.

Arkivlederen udarbejder en årsberetning, der fremlægges på Lokalhistorisk Forenings generalforsamling og desuden sendes til Viborg Museum og Kultur- og Fritidsudvalget til orientering.

Disse vedtægter kan ændres efter indstilling fra styrelsen og efterfølgende godkendelse i Kulturudvalget.

Hvis Lokalhistorisk Arkiv i Karup af en eller anden grund ophører, skal samlingerne anbringes forsvarligt efter nærmere aftale med Viborg Museum/Kultur- og Fritidsudvalget, så deres forbliven i offentligt eje og deres offentlige tilgængelighed fortsat er garanteret. Materiale, der er indkøbt i fællesskab med Lokalhistorisk Forening for Karup-området, overgår til foreningen.

Sagsnr.: 18/2652. Sagsansvarlig: Steen Lindgaard

.

Kultur- og Fritidsudvalget beslutter at godkende vedtægtsændringerne.